Konfiguracja IMAP i SMTP – poczta w Thunderbirdzie, Outlooku, Apple Mail, na iPhonie i Androidzie

Jakich ustawień wymaga każdy program pocztowy

Niezależnie od wyglądu programu ekran konfiguracji zadaje te same pytania. Konto składa się z dwóch części: serwera poczty przychodzącej, z którego program czyta skrzynkę (dziś prawie zawsze przez IMAP – zob. IMAP czy POP3), oraz serwera poczty wychodzącej, czyli usługi SMTP, której program przekazuje nowe wiadomości do wysłania. Dla każdej części potrzebujesz nazwy serwera, portu, rodzaju zabezpieczenia, nazwy użytkownika i hasła.

Wartości w tabeli to ustawienia AnyMail. Jeśli Twoja poczta jest gdzie indziej, układ jest ten sam, ale nazwy serwerów znajdziesz w pomocy swojego dostawcy – nie zgaduj ich. Jedna rzecz myli użytkowników niezależnie od dostawcy: serwer to zwykle nazwa dostawcy, a nie mail.twojadomena.pl. Rekord MX domeny decyduje, dokąd trafia poczta przychodząca, ale program łączy się z nazwą, którą obejmuje certyfikat TLS dostawcy. W AnyMail jest to anymail.tech – dla każdej domeny klienta.

Porty i zabezpieczenia w pigułce

Programy pocztowe oferują mylącą listę portów i opcji zabezpieczeń. Sens ma tylko kilka połączeń:

„SSL/TLS” oznacza, że połączenie jest szyfrowane, zanim padnie jakiekolwiek słowo (tzw. implicit TLS). „STARTTLS” oznacza, że program łączy się bez szyfrowania i od razu prosi serwer o przejście na połączenie szyfrowane. Oba tryby są bezpieczne, o ile program nie zgodzi się kontynuować bez szyfrowania – dlatego nigdy nie wybieraj opcji „Brak”. RFC 8314 zaleca implicit TLS tam, gdzie dostawca go oferuje, ale wysyłka na porcie 587 ze STARTTLS wciąż jest najszerzej obsługiwana i właśnie z niej korzysta AnyMail.

Najczęstszy błąd to pomieszanie obu trybów: SSL/TLS na porcie 587 albo STARTTLS na porcie 993. Program czeka wtedy na uzgodnienie szyfrowania, które nigdy nie nastąpi, i zgłasza niejasny błąd w rodzaju „przekroczono limit czasu” lub „nie można połączyć się z serwerem”. W takiej sytuacji zacznij od sprawdzenia, czy zabezpieczenie pasuje do portu.

Po co hasła aplikacji

Hasło aplikacji to osobne, losowo wygenerowane hasło, które działa wyłącznie w programach pocztowych. Jest bezpieczniejsze niż używanie hasła do konta w przeglądarce: nie otwiera panelu, nie pozwala zmieniać ustawień, a po zgubieniu telefonu unieważniasz tylko to jedno hasło i nie ruszasz pozostałych urządzeń. Wielu dostawców wymaga ich od razu po włączeniu weryfikacji dwuetapowej, bo program pocztowy na komputerze nie wyświetli prośby o kod.

W AnyMail programy pocztowe przyjmują wyłącznie hasła aplikacji:

1. Otwórz serwer pocztowy w panelu i znajdź skrzynkę na liście skrzynek.
2. Kliknij Mail app w wierszu tej skrzynki. Panel pokazuje ustawienia IMAP i SMTP oraz nazwę użytkownika.
3. Nadaj hasłu nazwę, którą później rozpoznasz („iPhone Anny”), i kliknij Create password.
4. Od razu skopiuj hasło do programu pocztowego – wyświetla się tylko raz i nie da się go pokazać ponownie.

Jedno hasło działa dla IMAP i SMTP danej skrzynki i tylko dla niej – hasło do anna@firma.pl nie pozwoli czytać poczty biuro@firma.pl ani wysyłać z tego adresu. Skrzynka może mieć do pięciu aktywnych haseł aplikacji, więc daj każdemu urządzeniu osobne. Unieważnienie hasła w tym samym panelu działa natychmiast: otwarte połączenia IMAP, które go używają, zostają zamknięte.

Krok po kroku w poszczególnych programach

Menu zmieniają się między wersjami, a polskie tłumaczenia bywają różne, więc poniższe nazwy traktuj jako drogowskaz – jeśli u Ciebie wyglądają nieco inaczej, szukaj najbliższego odpowiednika. Same ustawienia się nie zmieniają. W każdym programie najpierw pozwól działać automatycznej konfiguracji; jeśli zawiedzie albo wybierze zły serwer, przejdź do konfiguracji ręcznej i użyj wartości z tabeli powyżej.

Thunderbird (Windows, macOS, Linux)

1. Otwórz Ustawienia kont, kliknij Działania dla konta na dole lewego panelu i wybierz Dodaj konto pocztowe (przy pierwszym uruchomieniu Thunderbird sam otwiera ten ekran).
2. Wpisz imię i nazwisko, pełny adres e-mail oraz hasło aplikacji.
3. Jeśli Thunderbird nie znajdzie ustawień albo zaproponuje serwer w rodzaju mail.firma.pl, wybierz konfigurację ręczną.
4. Przychodzące: IMAP, anymail.tech, port 993, SSL/TLS, zwykłe hasło. Wychodzące: SMTP, anymail.tech, port 587, STARTTLS, zwykłe hasło. Nazwa użytkownika w obu miejscach: pełny adres.
5. Sprawdź ustawienia przyciskiem ponownego testu i zakończ. Thunderbird przechowuje serwery wychodzące osobno od kont, więc później znajdziesz je w sekcji serwerów poczty wychodzącej (SMTP) w ustawieniach kont.

Outlook dla Windows (klasyczny)

1. Wybierz Plik → Dodaj konto.
2. Wpisz adres e-mail, rozwiń Opcje zaawansowane, zaznacz opcję ręcznej konfiguracji konta (w angielskiej wersji: Let me set up my account manually) i wybierz Połącz.
3. Wskaż typ konta IMAP i na ekranie ustawień konta wpisz serwer, port i metodę szyfrowania dla poczty przychodzącej i wychodzącej. Następnie podaj hasło aplikacji i połącz się.
4. Opcję logowania przy użyciu bezpiecznego uwierzytelniania hasła (SPA) pozostaw wyłączoną. SPA to mechanizm Microsoftu, z którego inne serwery pocztowe nie korzystają, a gdy jest włączony, Outlook potrafi w ogóle nie zapytać o hasło.

W nowym Outlooku dla Windows otwórz ustawienia (karta Widok → Wyświetl ustawienia), przejdź do Konta → Twoje konta i w sekcji kont e-mail wybierz Dodaj konto. Wpisz adres i kontynuuj; gdy Outlook nie rozpozna dostawcy, wybierz IMAP i rozwiń pola zaawansowane, żeby samodzielnie wpisać serwery, porty i zabezpieczenia.

Apple Mail na Macu

1. Wybierz Mail → Dodaj konto, zaznacz opcję innego konta pocztowego na dole listy dostawców i kontynuuj.
2. Wpisz imię i nazwisko, pełny adres oraz hasło aplikacji.
3. Jeśli Mail nie zweryfikuje konta automatycznie, zapyta o typ konta i serwery: wybierz IMAP i wpisz anymail.tech jako serwer poczty przychodzącej i wychodzącej, z pełnym adresem jako nazwą użytkownika w obu polach.
4. Jeśli później nie da się wysyłać, sprawdź port serwera wychodzącego (587) i ustawienie TLS w ustawieniach serwera konta, w Mail → Ustawienia → Konta.

iPhone i iPad (aplikacja Mail)

1. Otwórz Ustawienia → Aplikacje → Mail → Konta pocztowe → Dodaj konto. Starsze wersje iOS trzymają konta w Ustawienia → Mail → Konta.
2. Wpisz adres, stuknij Dalej, a potem Dodaj inne konto i Konto pocztowe. Podaj imię i nazwisko, adres, hasło aplikacji i opis.
3. Jeśli ustawień nie uda się znaleźć automatycznie, wybierz IMAP i uzupełnij serwer poczty przychodzącej oraz serwer poczty wychodzącej: nazwa hosta anymail.tech, pełny adres jako nazwa użytkownika i hasło aplikacji. Nazwa użytkownika i hasło serwera wychodzącego nie są opcjonalne, nawet jeśli ekran tak sugeruje.
4. Stuknij Dalej, a następnie Zachowaj.

Android (aplikacja Gmail)

1. Otwórz Gmaila, stuknij zdjęcie profilowe w prawym górnym rogu i wybierz Dodaj kolejne konto, a potem Inne.
2. Wpisz pełny adres, stuknij Dalej i wybierz Osobiste (IMAP). Podaj hasło aplikacji.
3. Serwer przychodzący: nazwa użytkownika = pełny adres, serwer anymail.tech, port 993, zabezpieczenia SSL/TLS. Serwer wychodzący: pozostaw wymagane logowanie, ta sama nazwa użytkownika i hasło, serwer anymail.tech, port 587, zabezpieczenia STARTTLS.
4. Wybierz częstotliwość synchronizacji, nazwij konto i zakończ.

Aplikacje pocztowe producentów telefonów (na przykład Samsung Email) pytają o dokładnie te same pola, tylko w innej kolejności.

Czego się spodziewać po skrzynce AnyMail w programie pocztowym

Większość z tego to standardowe zachowanie IMAP, ale kilka rzeczy wynika ze sposobu działania AnyMail – warto je znać, zanim napiszesz do pomocy technicznej:

• Własne foldery też działają. Odebrane (Inbox), Wysłane, Szkice, Kosz i Spam (Junk) są zawsze, a foldery, które utworzysz, przemianujesz lub zagnieździsz w programie (np. „Archiwum”), pojawią się w aplikacji webowej i odwrotnie. Folderów wbudowanych nie można przemianować, usunąć ani dodać w nich podfolderów, a usunięcie własnego folderu przenosi jego pocztę do Kosza, zamiast ją kasować – opróżnij Kosz, jeśli naprawdę chcesz się jej pozbyć.
• Wszystko się synchronizuje. Przeczytanie wiadomości w programie oznacza ją jako przeczytaną w aplikacji webowej i odwrotnie. Usunięcie z Odebranych przenosi wiadomość do Kosza, który opróżnia się automatycznie po upływie okresu przechowywania. Nowa poczta pojawia się od razu w programach, które utrzymują otwarte połączenie IMAP IDLE.
• Kopie wysłanych zapisują się same. AnyMail umieszcza w Wysłanych kopię każdej wysłanej wiadomości. Jeśli program też zapisuje tam kopię, AnyMail rozpozna duplikat, więc możesz zostawić tę opcję włączoną.
• Do 50 odbiorców na wiadomość. Pola Do, DW i UDW działają normalnie – łącznie do 50 adresów. Odbiorcy z UDW dostają wiadomość, ale nie widać ich w niczyjej kopii. Przy więcej niż 50 adresach serwer wychodzący poprosi program o wysłanie reszty osobno, co większość programów robi sama.
• Wysyłasz z adresu skrzynki. Hasło aplikacji dla anna@firma.pl pozwala wysyłać tylko jako anna@firma.pl; inna tożsamość w polu „Od” zostanie odrzucona.

Rozwiązywanie problemów

Ostrzeżenia o certyfikacie

Komunikat w rodzaju „certyfikat nie jest ważny dla tego serwera” prawie zawsze oznacza, że program łączy się z nazwą, której certyfikat nie obejmuje. Typowa przyczyna: automatyczna konfiguracja zgadła mail.twojadomena.pl albo imap.twojadomena.pl, które wskazują gdzie indziej albo nie mają certyfikatu dla poczty. Zmień serwer na nazwę podaną przez dostawcę – w AnyMail anymail.tech – a ostrzeżenie zniknie. Nie dodawaj trwałego wyjątku dla certyfikatu, żeby „zaczęło działać”: to właśnie ten komunikat chroni Twoje hasło przed przechwyceniem połączenia w publicznym Wi-Fi.

Inna sytuacja to ostrzeżenie z poprawną nazwą serwera, ale z informacją, że certyfikat wygasł lub jest niezaufany: sprawdź, czy data i godzina na urządzeniu są prawidłowe, a jeśli tak – skontaktuj się z dostawcą.

Logowanie nie powiodło się

• Nazwa użytkownika to pełny adres razem z domeną – nie samo „anna”.
• Użyj hasła aplikacji, a nie hasła, którym logujesz się na stronie. Wklej je zamiast przepisywać – wystarczy przypadkowa spacja na końcu, żeby logowanie się nie udało.
• Sprawdź, czy hasło nie zostało unieważnione; w razie wątpliwości utwórz nowe – nic nie kosztuje.
• Po serii nieudanych prób serwery ograniczają logowanie z Twojego adresu. Serwer IMAP AnyMail blokuje adres na 15 minut po 10 nieudanych logowaniach w ciągu 15 minut, więc przestań ponawiać, popraw ustawienia i odczekaj.
• W Outlooku upewnij się, że SPA jest wyłączone; w innych programach przy szyfrowanym połączeniu właściwym wyborem jest „zwykłe hasło”.

Odbieranie działa, wysyłanie nie

• Serwer wychodzący musi wymagać logowania, z tą samą nazwą użytkownika i hasłem aplikacji. Niektóre programy domyślnie zostawiają te pola puste.
• Port 587 ze STARTTLS. Odpowiedź serwera 530 5.7.0 Must issue STARTTLS first oznacza, że program próbował się zalogować bez szyfrowania – ustaw zabezpieczenie na STARTTLS.
• 550 5.7.1 Not authorized to send as this address oznacza, że adres nadawcy nie pasuje do skrzynki, do której należy hasło; 452 4.5.3 Too many recipients – że wiadomość miała więcej niż 50 odbiorców.
• Nie używaj portu 25 z laptopa ani telefonu. Wielu operatorów go blokuje, żeby zainfekowane komputery nie rozsyłały spamu, a poza tym nie jest on przeznaczony dla programów pocztowych.

Brak jakiegokolwiek połączenia

Jeśli żaden serwer nie odpowiada, spróbuj z innej sieci (np. z danych komórkowych zamiast firmowego Wi-Fi): sieci firmowe i hotelowe czasem blokują porty pocztowe. Na komputerze sprawdzisz, czy port w ogóle odpowiada:

openssl s_client -connect anymail.tech:993 -quiet
openssl s_client -starttls smtp -connect anymail.tech:587 -quiet

Powitanie serwera (* OK dla IMAP, 220 lub 250 dla SMTP) oznacza, że sieć i certyfikat są w porządku, a problem leży w ustawieniach programu. Gdy wysyłka działa, ale wiadomości lądują u odbiorcy w spamie, to już inny problem – zob. dlaczego maile trafiają do spamu oraz, po szczegóły, jak czytać nagłówki maila.