Polityka prywatności
Ostatnia aktualizacja: 26:10:2026
Niniejsza polityka wyjaśnia, w jaki sposób przetwarzane są dane osobowe podczas korzystania z AnyMail, zgodnie z art. 13 i 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, „RODO”). Zawiera także informacje o plikach cookie i podobnych technologiach, wymagane przez unijne przepisy o prywatności w łączności elektronicznej w brzmieniu wdrożonym w Polsce.
1. Kto odpowiada za Twoje dane
Administratorem Twoich danych osobowych jest Michał Płatosz, osoba fizyczna z siedzibą w Polsce, prowadzący serwis AnyMail („AnyMail”, „my”) oraz stronę internetową i usługę dostępne pod adresem anymail.tech („Serwis”).
- Adres do korespondencji: ul. Pogodna 4C/45, 15-354 Białystok
- E-mail: legal@anymail.tech (we wszystkich sprawach i żądaniach dotyczących prywatności)
Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych. Nie jesteśmy organem ani podmiotem publicznym, a nasza główna działalność nie polega na regularnym i systematycznym monitorowaniu osób na dużą skalę ani na przetwarzaniu na dużą skalę szczególnych kategorii danych, dlatego wyznaczenie inspektora nie jest wymagane na podstawie art. 37 RODO. Sprawy dotyczące prywatności prowadzi bezpośrednio Administrator pod wskazanym wyżej adresem.
2. Kogo dotyczy polityka i jaka jest nasza rola
Niniejsza polityka dotyczy:
- Posiadaczy kont – każdej osoby, która zarejestruje konto w AnyMail;
- Użytkowników udostępnionych skrzynek – użytkowników AnyMail, którym posiadacz konta udostępnił skrzynkę pocztową;
- Korespondentów – każdej osoby, która wysyła wiadomości na adres obsługiwany przez AnyMail lub otrzymuje wiadomości z takiego adresu, nawet jeśli sama nigdy nie korzystała z AnyMail, a także każdej osoby, której dane osobowe znajdują się w takiej korespondencji;
- Odwiedzających – każdej osoby, która odwiedza anymail.tech bez logowania, oraz każdej osoby, która się z nami kontaktuje.
Kiedy jesteśmy administratorem. Jesteśmy administratorem danych Twojego konta, danych rozliczeniowych i danych dotyczących bezpieczeństwa, danych niezbędnych do prowadzenia, zabezpieczania i ochrony Serwisu (w tym do wykrywania spamu i nadużyć), a także poczty posiadaczy kont, którzy korzystają z AnyMail do własnych celów prywatnych.
Kiedy działamy w imieniu klienta biznesowego. Jeżeli posiadacz konta korzysta z AnyMail na potrzeby swojej działalności lub organizacji (na przykład skrzynki dla pracowników albo do korespondencji z klientami), to co do zasady on jest administratorem danych osobowych znajdujących się w jego skrzynkach, a my przetwarzamy treść tej poczty w jego imieniu jako podmiot przetwarzający na warunkach powierzenia przetwarzania określonych w pkt 17 Regulaminu. Jeżeli jesteś korespondentem takiej organizacji, kieruj żądania dotyczące Twojej korespondencji przede wszystkim do tej organizacji; pomożemy jej na nie odpowiedzieć. Nawet w takim przypadku pozostajemy administratorem w zakresie własnego przetwarzania w celach bezpieczeństwa i zapobiegania nadużyciom, opisanego w pkt 6 i 7.
3. Jakie dane przetwarzamy i skąd je pozyskujemy
Dane, które nam przekazujesz lub które tworzysz w Serwisie
- Dane konta: adres e-mail, skrót hasła bcrypt (nigdy samo hasło), role, status konta, plan i status rozliczeń, data akceptacji Regulaminu i Polityki prywatności przy rejestracji, data zapoznania się z informacją o plikach cookie, znaczniki czasu utworzenia konta i ostatniego logowania, status weryfikacji adresu e-mail oraz – jeżeli włączysz uwierzytelnianie dwuskładnikowe – zaszyfrowany sekret TOTP i skróty jednorazowych kodów odzyskiwania. Gdy zmieniasz lub resetujesz hasło albo zmieniasz adres e-mail, przechowujemy datę ostatniej zmiany hasła oraz – wyłącznie dopóki zmiana oczekuje na potwierdzenie – nowy adres e-mail, o który wnioskujesz. Linki, które wysyłamy w tych celach e-mailem, zawierają jednorazowy kod; przechowujemy wyłącznie jego kryptograficzny odcisk (skrót), nigdy sam kod.
- Konfiguracja hostingu poczty: serwery pocztowe, dołączone domeny albo wybrana przez Ciebie subdomena fromanymail.tech, token weryfikacji własności domeny, wyniki kontroli DNS, klucze DKIM (klucz prywatny jest przechowywany w postaci zaszyfrowanej), adresy i aliasy skrzynek, awatary skrzynek (przesłany obraz lub link do obrazu), reguły filtrowania, udostępnienia (kto ma dostęp do której skrzynki i z jaką rolą), dane dostępowe do aplikacji pocztowych (SMTP) i klucze API (przechowywane wyłącznie jako skróty), ustawienia webhooków i dziennik ich doręczeń oraz preferencje powiadomień.
- Treść poczty: wiadomości wysyłane, odbierane, zapisywane jako wersje robocze lub przenoszone do Kosza – adresy nadawcy i odbiorców, temat, treść, załączniki, techniczne nagłówki wiadomości wykorzystywane do grupowania w wątki, status doręczenia, ocena spamu oraz notatki wewnętrzne i przypisania dodane w udostępnionych skrzynkach.
- Dane rozliczeniowe: Twój plan, status i okres rozliczeniowy subskrypcji oraz identyfikatory klienta i subskrypcji w Stripe. Dane karty i dane rozliczeniowe podawane przy płatności zbiera bezpośrednio Stripe; nigdy nie widzimy ani nie przechowujemy pełnego numeru Twojej karty.
- Dane dotyczące planu Business (tylko jeżeli składasz wniosek o plan Business): dane abonenta podawane w celu rejestracji domeny – imię i nazwisko, numer telefonu, adres pocztowy (ulica, kod pocztowy, miejscowość, państwo) i kontaktowy adres e-mail (adres e-mail Twojego konta, chyba że go zmienisz) – domeny, które chcesz zarejestrować, Twoja wiadomość oraz data wyrażenia zgody na wykorzystanie tych danych; przesyłane Ci oferty (domeny, ceny, status, termin ważności oraz skrót linku do oferty – nigdy sam link); w przypadku każdej zarejestrowanej dla Ciebie domeny – rejestrator, daty rejestracji i wygaśnięcia oraz status odnowienia; a także notatki wewnętrzne, które sporządzamy, przygotowując ofertę.
- Opinie i korespondencja: wszystko, co przesyłasz za pomocą narzędzia Feedback w aplikacji lub e-mailem (na przykład reklamacja, oświadczenie o odstąpieniu od umowy, zgłoszenie treści lub żądanie dotyczące prywatności).
- Dane powiadomień push (tylko jeżeli włączysz powiadomienia push w przeglądarce): punkt końcowy push i klucze szyfrujące, które Twoja przeglądarka tworzy dla AnyMail.
Dane tworzone automatycznie podczas korzystania z Serwisu
- Telemetria żądań: w przypadku żądań kierowanych do naszego API – metoda, ścieżka, status odpowiedzi, czas trwania, Twój wewnętrzny identyfikator użytkownika (jeżeli jesteś zalogowany) oraz ciąg User-Agent Twojej przeglądarki. W tym rejestrze nie przechowujemy Twojego adresu IP.
- Rejestr nieudanych logowań: wpisany adres e-mail, adres IP i przyczyna niepowodzenia próby.
- Ochrona przed ruchem zautomatyzowanym: aby chronić Serwis i Twoje konto przed nadużyciami dokonywanymi w sposób zautomatyzowany, sprawdzamy każde żądanie kierowane do części naszego interfejsu aplikacji, z której korzysta aplikacja internetowa, pod kątem oznak automatyzacji. Wykorzystujemy przy tym adres IP i nagłówki żądania (takie jak identyfikator przeglądarki, tzw. User-Agent), a w przypadku żądania, które podaje się za pochodzące od wyszukiwarki – także odwrotne zapytanie DNS (reverse DNS) dotyczące jego adresu IP. Sprawdzenie odbywa się w pamięci naszego serwera i nie jest zapisywane w bazie danych. Aby rozpoznawać nagłe serie żądań, przez krótki czas zapamiętujemy dla każdego adresu IP, kiedy nadeszły żądania, skrót żądanych adresów i maksymalnie 4 identyfikatory przeglądarki; informacje te są zapominane po 15 minutach bez żądań z danego adresu. W przypadku 200 ostatnich żądań rozpoznanych jako zautomatyzowane przechowujemy w pamięci, na potrzeby przeglądu bezpieczeństwa, czas, adres IP, identyfikator przeglądarki, metodę, żądany adres i wynik sprawdzenia. Wszystkie te informacje znikają przy każdym ponownym uruchomieniu usługi, a żądania zwykłych odwiedzających nigdy nie są w nich wymieniane.
- Rejestr pułapki (honeypot): na naszych serwerach znajdują się adresy-wabiki (takie jak
/.envczy/wp-login.php) i fałszywe dane dostępowe, z których nie korzysta żaden zwykły odwiedzający. Gdy żądanie trafi na którykolwiek z nich – albo zawiera próbę wykorzystania podatności lub sygnaturę narzędzia atakującego – zapisujemy czas, adres IP, metodę i żądany adres, identyfikator przeglądarki, techniczny odcisk nagłówków żądania, to, co wykryto, oraz sposób, w jaki odpowiedzieliśmy. Nigdy nie przechowujemy treści takich żądań, plików cookie, nagłówków logowania, żadnych innych nagłówków ani wprowadzonych haseł czy poleceń. - Dziennik audytu bezpieczeństwa: wpis dotyczący czynności istotnych dla bezpieczeństwa i czynności administracyjnych (na przykład utworzenia lub usunięcia serwera pocztowego, wysłania wiadomości, zmiany ról, otwarcia wiadomości przez administratora), obejmujący informację, kto działał (wewnętrzny identyfikator użytkownika), czego dotyczyła czynność (wewnętrzne identyfikatory), kiedy, z jakiego adresu IP pochodziło żądanie, oraz ograniczone szczegóły czynności – które w przypadku niektórych czynności obejmują nazwę domeny, adres skrzynki, adres URL webhooka albo adres odbiorcy lub nadawcy wiadomości (nigdy jej temat, treść ani załączniki). Przy zakupie planu dziennik odnotowuje również, że zażądałeś rozpoczęcia świadczenia usługi od razu i przyjąłeś do wiadomości konsekwencje dla Twojego prawa odstąpienia od umowy, a przy opłacaniu oferty planu Business lub odnowienia domeny – że zażądałeś niezwłocznego zarejestrowania lub odnowienia domeny i przyjąłeś do wiadomości, że prawo odstąpienia w tym zakresie wygasa (wyłącznie liczba domen, nigdy ich nazwy).
- Logi serwera: nasz serwer WWW i aplikacja prowadzą logi techniczne, które mogą zawierać adres IP, żądany adres URL, czas i User-Agent. Znane pola zawierające dane osobowe (adresy e-mail, hasła, tokeny, pliki cookie) są automatycznie usuwane z logów aplikacji.
- Reputacja w zakresie spamu: liczba naruszeń dotyczących spamu przypisana do konta, informacja, czy wysyłka jest ograniczona, oraz krótkotrwałe odciski ostatnio wysłanych wiadomości, służące do wykrywania nagłych wzrostów wysyłki i duplikatów.
- Raporty błędów: gdy na naszych serwerach lub w aplikacji w Twojej przeglądarce wystąpi błąd – techniczny raport o awarii: komunikat błędu i ślad stosu (stack trace), ścieżka strony lub API (bez identyfikatorów i parametrów zapytania), rodzaj przeglądarki, wersja aplikacji oraz – jeżeli jesteś zalogowany – Twój wewnętrzny identyfikator użytkownika. Adresy e-mail i tokeny dostępu są z raportu usuwane; raport nigdy nie zawiera Twojego adresu IP, treści żądań ani plików cookie.
- Rejestr greylistingu (ochrona przed spamem): w przypadku poczty wysyłanej na adres obsługiwany przez AnyMail – prefiks sieci serwera pocztowego nadawcy (IPv4 /24 lub IPv6 /64, nigdy pełny adres IP) oraz jednokierunkowy skrót adresu nadawcy, skrzynki odbiorcy i tego prefiksu.
Dane, które otrzymujemy od innych osób (art. 14 RODO)
Jeżeli jesteś korespondentem, otrzymujemy Twoje dane od osoby lub systemu, który wysłał wiadomość: Twój adres e-mail, imię i nazwisko widoczne w wiadomości, napisaną przez Ciebie treść i wszelkie załączniki oraz nagłówki techniczne – dlatego, że napisałeś na adres obsługiwany przez AnyMail, albo dlatego, że użytkownik AnyMail napisał do Ciebie. Gdy piszesz na adres obsługiwany przez AnyMail, przez ograniczony czas przechowujemy również wpis greylistingu: prefiks sieci Twojego serwera pocztowego oraz jednokierunkowy skrót Twojego adresu, skrzynki odbiorcy i tego prefiksu (zob. pkt 3, 4 i 10). Jeżeli udostępniono Ci skrzynkę, otrzymujemy adres e-mail Twojego konta od posiadacza konta, który Cię zaprosił. Pozyskujemy także publiczne rekordy DNS domen dołączonych do AnyMail, od Stripe otrzymujemy informacje o statusie płatności za Twoją subskrypcję, a jeżeli rejestrujemy dla Ciebie domenę w planie Business – od rejestratora otrzymujemy dane jej rejestracji (takie jak daty rejestracji i wygaśnięcia). Ponieważ zazwyczaj nie mamy możliwości indywidualnego skontaktowania się z korespondentami, informujemy ich za pomocą niniejszej publicznie dostępnej polityki (art. 14 ust. 5 lit. b RODO).
4. Cele i podstawy prawne przetwarzania
Przetwarzamy dane osobowe wyłącznie w poniższych celach, z których każdy ma własną podstawę prawną określoną w art. 6 ust. 1 RODO:
| Cel | Wykorzystywane dane | Podstawa prawna |
|---|---|---|
| Utworzenie i prowadzenie Twojego konta: rejestracja, weryfikacja adresu e-mail, logowanie, uwierzytelnianie dwuskładnikowe, przełączanie między połączonymi kontami, resetowanie i zmiana hasła, zmiana adresu e-mail | Dane konta | Wykonanie zawartej z Tobą umowy – art. 6 ust. 1 lit. b |
| Świadczenie usługi pocztowej, na którą się zapisałeś: serwery pocztowe, weryfikacja domeny i DNS, skrzynki, wysyłanie, odbieranie, przechowywanie, wyszukiwanie, filtrowanie i przekazywanie poczty, udostępnione skrzynki, dostęp z aplikacji pocztowych, klucze API i webhooki | Dane konta, konfiguracja, treść poczty | W przypadku posiadaczy kont: umowa – art. 6 ust. 1 lit. b. W przypadku korespondentów i innych osób wymienionych w korespondencji: nasz prawnie uzasadniony interes oraz prawnie uzasadniony interes posiadacza konta w prowadzeniu usługi pocztowej, którą posiadacz konta zamówił – art. 6 ust. 1 lit. f. W przypadku poczty klientów biznesowych: w imieniu klienta jako podmiot przetwarzający (zob. pkt 2) |
| Powiadomienia w aplikacji i powiadomienia push w przeglądarce, które zdecydujesz się włączyć | Dane konta, preferencje powiadomień, subskrypcja push, nadawca i temat nowej wiadomości | Umowa – art. 6 ust. 1 lit. b |
| Pobieranie płatności i zarządzanie Twoim planem | Dane konta i dane rozliczeniowe | Umowa – art. 6 ust. 1 lit. b |
| Plan Business: przygotowanie oferty na Twój wniosek, rejestracja domeny na Ciebie, konfiguracja poczty dla tej domeny, oferty odnowienia i przypomnienia oraz przekazanie Ci domeny | Dane dotyczące planu Business, dane konta | Działania podejmowane na Twoje żądanie przed zawarciem umowy oraz wykonanie umowy – art. 6 ust. 1 lit. b. Przekazanie domeny po usunięciu Twojego konta: nasz i Twój prawnie uzasadniony interes w zwróceniu Ci Twojej własności – art. 6 ust. 1 lit. f |
| Prowadzenie dokumentacji księgowej i podatkowej | Dane rozliczeniowe, faktury | Obowiązek prawny – art. 6 ust. 1 lit. c, wynikający z polskich przepisów podatkowych i o rachunkowości |
| Wiadomości serwisowe: weryfikacja adresu e-mail, linki do resetowania hasła i zmiany adresu e-mail, powiadomienia bezpieczeństwa o zmianie hasła i adresu e-mail, informacje o niedoręczeniu, ostrzeżenia o usunięciu konta i potwierdzenie usunięcia | Adres e-mail, status konta | Umowa – art. 6 ust. 1 lit. b |
| Zabezpieczanie Serwisu i zapobieganie nadużyciom: ocena spamu i nadużyć, limity wysyłki, ograniczenia nadawców, ograniczanie liczby żądań, rejestrowanie nieudanych logowań, dziennik audytu bezpieczeństwa | Dane konta, treść i metadane poczty, adres IP, User-Agent, wpisy audytowe | Prawnie uzasadniony interes – art. 6 ust. 1 lit. f: ochrona naszych użytkowników, Serwisu i wspólnej reputacji nadawczej, od której zależy każdy klient, oraz wykrywanie oszustw i nieuprawnionego dostępu |
| Ochrona przed ruchem zautomatyzowanym: rozpoznawanie i odrzucanie żądań klientów zautomatyzowanych (na przykład skryptów, które same się tak przedstawiają, albo klienta fałszywie podającego się za wyszukiwarkę) | Adres IP, nagłówki żądania, w tym User-Agent, metoda i żądany adres, wynik sprawdzenia | Prawnie uzasadniony interes – art. 6 ust. 1 lit. f w ochronie Serwisu i Twojego konta przed nadużyciami dokonywanymi w sposób zautomatyzowany |
| Pułapka (honeypot): wykrywanie ataków za pomocą adresów-wabików i fałszywych danych dostępowych oraz blokowanie adresu IP na godzinę, gdy istnieje dowód ataku | Adres IP, metoda i żądany adres, User-Agent, odcisk nagłówków żądania, informacja o tym, co wykryto | Prawnie uzasadniony interes – art. 6 ust. 1 lit. f w wykrywaniu i powstrzymywaniu ataków na Serwis |
| Utrzymywanie blokady zwolnionej nazwy z planu Subdomain po usunięciu konta, aby nikt inny nie mógł odbierać poczty przeznaczonej dla jej dotychczasowego użytkownika | Nazwa subdomeny | Prawnie uzasadniony interes – art. 6 ust. 1 lit. f w ochronie dotychczasowego użytkownika i jego korespondentów przed przejęciem adresu przez inną osobę |
| Greylisting poczty przychodzącej: krótkie odroczenie pierwszej wiadomości od nieznanego serwera nadawczego | Prefiks sieci serwera pocztowego nadawcy; jednokierunkowy skrót adresu nadawcy, skrzynki odbiorcy i tego prefiksu | Prawnie uzasadniony interes – art. 6 ust. 1 lit. f w ochronie skrzynek przed niezamówioną masową korespondencją |
| Wykrywanie i usuwanie błędów w Serwisie (raporty błędów z naszych serwerów i z Twojej przeglądarki) | Raporty błędów | Prawnie uzasadniony interes – art. 6 ust. 1 lit. f w utrzymaniu prawidłowego i bezpiecznego działania Serwisu |
| Dostęp administratorów do poczty w celu wyjaśniania nadużyć i incydentów bezpieczeństwa oraz udzielania pomocy, o którą prosisz | Treść poczty | Prawnie uzasadniony interes – art. 6 ust. 1 lit. f (zob. pkt 7) |
| Rozpatrywanie reklamacji, oświadczeń o odstąpieniu od umowy, zgłoszeń nielegalnych treści oraz żądań organów | Korespondencja, dane konta, odpowiednie treści | Obowiązek prawny – art. 6 ust. 1 lit. c (prawo konsumenckie, akt o usługach cyfrowych); prawnie uzasadniony interes w ustaleniu, dochodzeniu lub obronie roszczeń – art. 6 ust. 1 lit. f |
| Odnotowanie, że zaakceptowałeś Regulamin i Politykę prywatności, że zażądałeś rozpoczęcia świadczenia planu od razu, przed upływem terminu do odstąpienia od umowy, oraz że zażądałeś niezwłocznego zarejestrowania lub odnowienia domeny | Identyfikator konta, data akceptacji, wpis w dzienniku audytu | Prawnie uzasadniony interes – art. 6 ust. 1 lit. f w możliwości wykazania warunków zawartej umowy oraz podstawy ewentualnej proporcjonalnej zapłaty w razie odstąpienia |
| Zbiorcze statystyki korzystania (wielkość ruchu, popularne punkty końcowe, udział typów przeglądarek i urządzeń) | Telemetria żądań | Prawnie uzasadniony interes – art. 6 ust. 1 lit. f: poznanie obciążenia i wydajności oraz tego, które przeglądarki obsługiwać. Statystyki są zbiorcze i nie służą do profilowania Ciebie |
| Odpowiadanie na opinie i wiadomości do pomocy technicznej | Opinie, korespondencja | Prawnie uzasadniony interes – art. 6 ust. 1 lit. f w udzieleniu Ci odpowiedzi i ulepszaniu Serwisu; umowa – w zakresie, w jakim sprawa dotyczy Twojego konta |
| Udostępnianie strony internetowej osobom niezalogowanym | Adres IP, User-Agent, logi serwera | Prawnie uzasadniony interes – art. 6 ust. 1 lit. f w udostępnianiu i zabezpieczaniu strony internetowej |
Obecnie nie opieramy żadnego przetwarzania na zgodzie (art. 6 ust. 1 lit. a). Nie sprzedajemy danych osobowych, nie wyświetlamy reklam, nie tworzymy profili reklamowych i nie wykorzystujemy treści Twojej poczty do trenowania modeli uczenia maszynowego.
5. Czy musisz podać nam swoje dane?
Podanie adresu e-mail i hasła jest wymogiem umownym: bez nich nie możemy utworzyć konta. Dane płatnicze są wymagane wyłącznie wtedy, gdy kupujesz płatny plan. Jeżeli składasz wniosek o plan Business, podanie danych abonenta jest konieczne, ponieważ rejestrator i rejestr wymagają ich do zarejestrowania domeny na Ciebie; bez nich nie możemy przygotować oferty. Wszystko inne – uwierzytelnianie dwuskładnikowe, powiadomienia push, awatary, opinie – jest dobrowolne. Korespondenci nie mają obowiązku przekazywania nam jakichkolwiek danych, jednak wiadomości nie da się doręczyć bez adresu nadawcy i odbiorcy.
6. Automatyczna ocena spamu i nadużyć
Każda wiadomość wysłana lub odebrana za pośrednictwem Serwisu jest automatycznie oceniana na podstawie reguł dotyczących treści (na przykład typowych zwrotów spotykanych w spamie lub podejrzanych linków) oraz sygnałów behawioralnych (na przykład wielkości wysyłki, powtarzających się wiadomości i historii naruszeń nadawcy dotyczących spamu). W zależności od wyniku:
- wiadomość uznana za spam z umiarkowanym prawdopodobieństwem jest doręczana, ale ukryta za przełącznikiem „pokaż spam” w skrzynce odbiorcy;
- wiadomość uznana za spam z wysokim prawdopodobieństwem nie jest doręczana, lecz zatrzymywana do weryfikacji przez administratora (człowieka), który może ją zwolnić;
- jeżeli z konta wielokrotnie wysyłane są wiadomości zatrzymywane jako spam, możliwość dalszej wysyłki jest automatycznie ograniczana do czasu, aż administrator zweryfikuje sprawę i zniesie ograniczenie.
Niezależnie od tego każdy serwer pocztowy ma stały godzinowy limit wysyłki (niższy dla nowych serwerów pocztowych w ciągu pierwszych dwóch tygodni), który nie zależy od treści.
Nie uważamy tych środków za decyzje wywołujące skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływające na osobę w rozumieniu art. 22 RODO: mają one charakter tymczasowy, wpływają wyłącznie na sposób kierowania poczty w Serwisie i zawsze mogą zostać zweryfikowane przez człowieka. Mimo to, jeżeli zatrzymanie wiadomości lub ograniczenie wysyłki dotyczy Ciebie, możesz w każdej chwili zażądać weryfikacji przez człowieka, przedstawić własne stanowisko i zakwestionować rozstrzygnięcie, pisząc na adres legal@anymail.tech; administrator rozpatrzy sprawę i udzieli odpowiedzi. Podstawą prawną tej oceny jest nasz prawnie uzasadniony interes w utrzymaniu Serwisu wolnego od spamu i nadużyć (art. 6 ust. 1 lit. f).
Automatycznie działają również nasza ochrona przed ruchem zautomatyzowanym i pułapka (pkt 3): żądanie klienta, który przedstawia się jako skrypt lub inne narzędzie zautomatyzowane albo fałszywie podaje się za wyszukiwarkę, jest odrzucane, a adres IP, z którego pochodzi dowód ataku – na przykład użycie jednego z naszych fałszywych danych dostępowych – zostaje zablokowany na godzinę. Środki te dotyczą żądań i adresów IP, a nie decyzji dotyczących Ciebie jako osoby: opierają się wyłącznie na dowodach technicznych, nigdy na samej ocenie punktowej, mają charakter krótkotrwały i nie wpływają na Twoje konto ani umowę. Jeżeli uważasz, że zostałeś zablokowany omyłkowo, napisz na adres legal@anymail.tech, a sprawę zbada człowiek.
7. Dostęp administratorów do treści poczty
Administratorzy platformy mogą wyszukiwać i otwierać wiadomości na każdym koncie. Robią to wyłącznie wtedy, gdy jest to niezbędne do wyjaśnienia nadużycia lub zgłoszonego naruszenia prawa, reakcji na incydent bezpieczeństwa, weryfikacji poczty zatrzymanej jako spam albo udzielenia Ci pomocy, o którą poprosiłeś. Podstawą jest nasz prawnie uzasadniony interes w prowadzeniu i zabezpieczaniu Serwisu (art. 6 ust. 1 lit. f). Każda wiadomość otwarta przez administratora jest odnotowywana w dzienniku audytu wraz z tożsamością administratora, wskazaniem wiadomości, czasem i adresem IP, dzięki czemu taki dostęp można niezależnie zweryfikować. Administratorzy są zobowiązani do zachowania poufności.
8. Odbiorcy danych
Udostępniamy dane osobowe wyłącznie w niezbędnym zakresie następującym odbiorcom:
| Odbiorca | Rola i dane |
|---|---|
| Stripe Payments Europe, Ltd. (Irlandia) i podmioty z jej grupy, w tym Stripe, Inc. (USA) | Obsługa płatności i zarządzanie subskrypcjami. Otrzymuje Twój adres e-mail, wewnętrzny identyfikator użytkownika i wybrany plan (a przy opłacaniu oferty planu Business lub odnowienia – także nazwy opłacanych domen), a dane płatnicze i rozliczeniowe zbiera bezpośrednio od Ciebie. Stripe działa jako nasz podmiot przetwarzający, a we własnych celach, takich jak zapobieganie oszustwom i wykonywanie obowiązków prawnych, jako samodzielny administrator na podstawie własnej polityki prywatności (stripe.com/privacy). |
| Nasz serwer produkcyjny, zlokalizowany w Polsce | Na nim działa Serwis (aplikacja internetowa, transport poczty i centrum alertów). Tutaj przetwarzana jest poczta w trakcie przesyłania, logi serwera i sama aplikacja, a także przechowywane są zaszyfrowane codzienne kopie zapasowe naszej bazy danych (zob. pkt 10). |
| MongoDB Atlas, prowadzona przez MongoDB, Inc. (USA) i spółki z jej grupy; nasza baza danych znajduje się w Niemczech (UE) | Przechowuje wszystkie dane kont, konfiguracji i poczty, jako nasz podmiot przetwarzający. |
| Usługa push Twojej przeglądarki (np. Google, Mozilla, Apple lub Microsoft, w zależności od przeglądarki) | Tylko jeżeli włączysz powiadomienia push. Treść powiadomień (nadawca i temat nowej wiadomości) jest szyfrowana end-to-end dla Twojej przeglądarki, więc usługa push nie może jej odczytać; widzi jedynie punkt końcowy push oraz czas i rozmiar każdego powiadomienia. |
| Rejestrator domen, z którego usług korzystamy dla Twojej domeny, oraz rejestr właściwy dla jej końcówki (na przykład NASK w przypadku domen .pl) | Wyłącznie w planie Business. W celu zarejestrowania domeny na Ciebie rejestrator otrzymuje dane abonenta z Twojego wniosku (imię i nazwisko, adres pocztowy, numer telefonu, kontaktowy adres e-mail) i przekazuje je w wymaganym zakresie rejestrowi. Każdy z nich działa jako odrębny administrator na podstawie własnego regulaminu i polityki prywatności oraz zasad obowiązujących dla danej końcówki domeny (w przypadku domen ogólnych, takich jak .com – zasad ustalonych przez ICANN). To od tych zasad zależy, czy i które dane abonenta są publikowane w publicznych wyszukiwarkach danych domen (WHOIS/RDAP) – w przypadku osób fizycznych często nie są one ujawniane. Nazwa rejestratora jest widoczna w Twoim koncie po zarejestrowaniu domeny. |
| Odbiorcy Twojej poczty i ich dostawcy poczty | Gdy wysyłasz wiadomość na adres spoza AnyMail, wiadomość, Twój adres i nagłówki techniczne (w tym nasz podpis DKIM) są doręczane do serwera pocztowego odbiorcy – na Twoje polecenie. |
| Skonfigurowane przez Ciebie punkty końcowe webhooków | Dane o zdarzeniach dotyczących Twoich wiadomości (na przykład nowa wiadomość lub nieudane doręczenie), wysyłane na wskazany przez Ciebie adres URL – na Twoje polecenie. |
| Inni użytkownicy AnyMail, którym udostępniasz skrzynkę | Mogą czytać pocztę w tej skrzynce (a jako menedżerowie – wykonywać na niej czynności), zgodnie z nadaną im przez Ciebie rolą. |
| Organy publiczne, sądy i nasi doradcy | Wyłącznie gdy jesteśmy prawnie zobowiązani do ujawnienia danych lub gdy jest to niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń; doradcy są zobowiązani do zachowania poufności. |
Nasze certyfikaty TLS wystawia Let's Encrypt (Internet Security Research Group, USA), który otrzymuje wyłącznie nazwy naszych własnych domen i administracyjny adres kontaktowy – żadnych Twoich danych. Wiadomości weryfikacyjne i inne wiadomości serwisowe wysyła nasz własny serwer pocztowy; nie korzystamy z zewnętrznego dostawcy usług doręczania poczty.
9. Przekazywanie danych poza EOG
Niektórzy odbiorcy mają siedzibę lub spółki z grupy poza Europejskim Obszarem Gospodarczym – w szczególności Stripe, Inc., usługi push przeglądarek oraz MongoDB, Inc. (amerykańska spółka dominująca dostawcy naszej bazy danych – sama baza znajduje się w Niemczech), które mają siedzibę w USA. Jeżeli dane osobowe są przekazywane do państwa, wobec którego nie wydano decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony, przekazanie jest zabezpieczone certyfikacją odbiorcy w ramach EU-U.S. Data Privacy Framework (na podstawie decyzji wykonawczej Komisji Europejskiej z dnia 10 lipca 2023 r. stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony) albo standardowymi klauzulami umownymi przyjętymi przez Komisję Europejską (art. 46 ust. 2 lit. c RODO). Informacje o tych zabezpieczeniach możesz uzyskać pod adresem legal@anymail.tech. Gdy wysyłasz wiadomość do osoby spoza EOG, kierujesz webhook na serwer spoza EOG albo zamawiasz w planie Business domenę, której rejestrator lub rejestr ma siedzibę poza EOG, przekazanie następuje na Twoje żądanie i jest niezbędne do wykonania zawartej z Tobą umowy (art. 49 ust. 1 lit. b RODO).
10. Jak długo przechowujemy dane
| Dane | Okres przechowywania |
|---|---|
| Dane konta | Przez czas istnienia konta. Konta bez aktywnego płatnego planu są usuwane automatycznie – zob. pkt 10.1. Jeżeli skorzystasz z opcji „Usuń moje konto”, konto i wszystkie należące do niego dane są usuwane natychmiast – zob. pkt 11. Ich kopie w naszych zaszyfrowanych kopiach zapasowych wygasają w ciągu 14 dni (zob. „Kopie zapasowe” poniżej). |
| Sekrety uwierzytelniania dwuskładnikowego i kody odzyskiwania | Do czasu wyłączenia uwierzytelniania dwuskładnikowego albo usunięcia konta. |
| Link weryfikujący adres e-mail | Do czasu jego użycia albo wygaśnięcia. |
| Linki do resetowania hasła i zmiany adresu e-mail | Link do resetowania hasła wygasa po 1 godzinie, a link potwierdzający zmianę adresu e-mail po 24 godzinach; każdy z nich działa tylko raz. Przechowywany odcisk usuwamy, gdy link zostanie użyty, gdy zastąpi go nowsze żądanie, gdy zmienisz hasło albo wraz z kontem; po wygaśnięciu nie można go już użyć. |
| Nowy adres e-mail, o który wnioskujesz | Do czasu potwierdzenia, anulowania lub zastąpienia zmiany nowym żądaniem, zmiany hasła albo usunięcia konta. Po wygaśnięciu linku potwierdzającego adresu nie można już potwierdzić, ale pozostaje on przy Twoim koncie do czasu wystąpienia jednego z tych zdarzeń. |
| Data ostatniej zmiany hasła | Przez czas istnienia konta. |
| Serwery pocztowe, konfiguracja domen, skrzynki, filtry, udostępnienia, dane dostępowe do aplikacji pocztowych, klucze API, webhooki i dziennik ich doręczeń, ustawienia powiadomień | Do czasu ich usunięcia przez Ciebie albo usunięcia konta. Unieważnione klucze i dane dostępowe pozostają widoczne na liście (bez możliwości użycia) do czasu usunięcia konta. |
| Wiadomości, wersje robocze, notatki wewnętrzne | Do czasu ich usunięcia przez Ciebie (przez Kosz) albo usunięcia konta. |
| Wiadomości w Koszu | 30 dni od przeniesienia do Kosza, a następnie trwałe usunięcie (chyba że wcześniej zostaną przywrócone). |
| Zawartość plików załączników | Tak długo jak wiadomość, do której należą – usuwane razem z nią (przy jej trwałym usunięciu lub opróżnieniu Kosza albo usunięciu skrzynki lub konta). Załączniki usunięte wcześniej na podstawie dawnej zasady 90 dni pozostają usunięte; przy wiadomości widać tylko ich nazwę, typ i rozmiar. |
| Liczniki wykorzystanego miejsca (bajty i liczba wiadomości na skrzynkę) | Przez czas istnienia skrzynki; codziennie przeliczane na nowo z samych wiadomości. Nie zawierają treści wiadomości. |
| Lista wypisanych adresów (lista blokad) serwera pocztowego | Przez czas istnienia serwera pocztowego, aby rezygnacja z otrzymywania wiadomości była nadal respektowana. |
| Powiadomienia w aplikacji, subskrypcje push | Do czasu ich usunięcia lub wyłączenia przez Ciebie, unieważnienia subskrypcji przez Twoją przeglądarkę albo usunięcia konta. |
| Opinie, reputacja w zakresie spamu | Do czasu usunięcia konta. |
| Telemetria żądań | Bufor cykliczny obejmujący 5000 ostatnich żądań; starsze wpisy są automatycznie nadpisywane. |
| Rejestr nieudanych logowań | Bufor cykliczny obejmujący 5000 ostatnich nieudanych prób. |
| Ochrona przed ruchem zautomatyzowanym | Wyłącznie w pamięci, nigdy w bazie danych: informacje o danym adresie są zapominane po 15 minutach bez żądań z tego adresu, a przechowywanych jest tylko 200 ostatnich żądań rozpoznanych jako zautomatyzowane. Wszystkie znikają przy każdym ponownym uruchomieniu usługi. |
| Rejestr pułapki (honeypot) | Bufor cykliczny obejmujący 5000 ostatnich wpisów; starsze są automatycznie nadpisywane – przy trwającym ataku w ciągu kilku godzin, w pozostałych przypadkach w ciągu kilku tygodni. Blokada adresu IP trwa godzinę i – podobnie jak bieżąca ocena punktowa adresu – jest przechowywana wyłącznie w pamięci. |
| Wnioski i oferty dotyczące planu Business | Wniosek, który nie zakończył się opłaceniem oferty, jest usuwany wraz z ofertami po 12 miesiącach od jego złożenia. Opłacony wniosek, jego oferty i zapisy zarejestrowanych dla Ciebie domen przechowujemy przez czas istnienia konta, ponieważ opierają się na nich odnowienia i przekazanie domeny. Z chwilą usunięcia konta wnioski i oferty są usuwane wraz z nim (zob. pkt 10.1). |
| Zapis potrzebny do przekazania domeny po usunięciu konta | W przypadku każdej domeny zarejestrowanej na Ciebie: domena oraz wyłącznie Twoje imię i nazwisko i adres e-mail – do czasu przekazania domeny, nie dłużej niż 60 dni od usunięcia konta. |
| Zwolnione nazwy z planu Subdomain | Wybrana przez Ciebie nazwa (na przykład twojanazwa z twojanazwa.fromanymail.tech) przez 90 dni od usunięcia Twojego konta, przechowywana bez jakiegokolwiek powiązania z Twoim kontem, aby nikt inny nie mógł jej zarejestrować i odbierać poczty przeznaczonej dla Ciebie; następnie jest automatycznie usuwana. Sama nazwa może Cię identyfikować (na przykład imię i nazwisko). |
| Raporty błędów | Raporty błędów (techniczne szczegóły awarii w naszym serwisie lub w Twojej przeglądarce, z usuniętymi adresami e-mail i tokenami dostępu): 30 dni od ostatniego wystąpienia błędu. Z chwilą usunięcia konta jego identyfikator użytkownika jest natychmiast usuwany z tych raportów. |
| Rejestr greylistingu | Wpisy dotyczące nadawców piszących po raz pierwszy są usuwane automatycznie po 24 godzinach; wpisy dotyczące potwierdzonych nadawców – 36 dni od ostatniej doręczonej przez nich wiadomości. |
| Dziennik audytu bezpieczeństwa | 365 dni, a następnie automatyczne usunięcie. Z chwilą usunięcia konta szczegóły (w tym wszelkie adresy, domeny i adresy URL) są natychmiast usuwane ze wszystkich wpisów dotyczących tego konta; do upływu 365 dni pozostają jedynie rodzaj czynności, wewnętrzne identyfikatory, czas i adres IP. Wyjątek: wpis odnotowujący Twoje wyraźne żądanie rozpoczęcia świadczenia planu od razu, przed upływem terminu do odstąpienia od umowy (jego szczegóły obejmują wyłącznie plan i złożone przez Ciebie potwierdzenia), przechowujemy przez 6 lat – ogólny termin przedawnienia roszczeń zgodnie z art. 118 Kodeksu cywilnego – jako dowód warunków umowy oraz podstawy ewentualnej proporcjonalnej zapłaty w razie odstąpienia; jego szczegóły nie są usuwane z chwilą usunięcia konta. To samo dotyczy wpisu odnotowującego Twoje wyraźne żądanie niezwłocznego zarejestrowania lub odnowienia domeny oraz przyjęcie do wiadomości, że prawo odstąpienia w tym zakresie wygasa (jego szczegóły obejmują wyłącznie rodzaj oferty, liczbę domen i te potwierdzenia). |
| Logi serwera WWW i aplikacji | Przechowywane w buforze rotacyjnym o ograniczonym rozmiarze (maksymalnie 30 MB na usługę) i automatycznie nadpisywane po jego zapełnieniu; nigdy nie są archiwizowane. |
| Kopie zapasowe | Codziennie tworzymy zaszyfrowaną kopię całej bazy danych i przechowujemy ją przez 14 dni, po czym jest automatycznie usuwana. Kopie są szyfrowane przed zapisaniem i przechowywane na naszym serwerze produkcyjnym w Polsce (oraz – jeżeli zostanie to skonfigurowane – jako zaszyfrowana kopia w innej lokalizacji); wykorzystujemy je wyłącznie do odtworzenia Serwisu po utracie danych, nigdy do przywracania na żądanie pojedynczych kont lub wiadomości. Dane usunięte z bieżącej bazy danych – przez Ciebie, na skutek żądania usunięcia danych albo zgodnie z powyższymi zasadami retencji – pozostają zatem w kopiach wykonanych przed usunięciem do czasu ich wygaśnięcia, najpóźniej po 14 dniach. Jeżeli kiedykolwiek będziemy musieli odtworzyć dane z kopii zapasowej, przed wznowieniem działania Serwisu ponownie usuniemy każde konto usunięte od czasu wykonania tej kopii i ponownie zastosujemy powyższe zasady retencji. Pojedyncze elementy usunięte przez Ciebie w tym okresie (na przykład pojedyncza wiadomość) mogłyby pojawić się ponownie; możesz je wtedy usunąć jeszcze raz. |
| Dokumentacja płatności i faktury | Przechowywane przez Stripe, a w odpowiednim przypadku także przez nas, przez okres wymagany przepisami podatkowymi i o rachunkowości – w Polsce co do zasady 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy. Nasza własna kopia statusu Twojej subskrypcji jest usuwana wraz z kontem. |
| Korespondencja dotycząca reklamacji, odstąpień od umowy, zgłoszeń treści i żądań dotyczących prywatności | Przez czas potrzebny do załatwienia sprawy, a następnie do upływu terminu przedawnienia związanych z nią roszczeń (co do zasady do 6 lat zgodnie z Kodeksem cywilnym). |
| Sesja (zalogowanie) | Token logowania wygasa po 2 godzinach od zalogowania; sam plik cookie jest usuwany po zamknięciu przeglądarki lub wylogowaniu. |
10.1 Automatyczne usuwanie kont bez aktywnego planu
Konto, które nie ma aktywnego płatnego planu, jest trwale usuwane po 2 miesiącach od zakończenia planu – albo, jeżeli plan nigdy nie został kupiony, po 2 miesiącach od rejestracji. Plan uznaje się za aktywny, dopóki jego subskrypcja jest aktywna lub dopóki ponawiana jest nieudana płatność.
- Przed usunięciem wysyłamy posiadaczowi konta ostrzeżenie e-mailem na 30, 14, 7, 3, 2 i 1 dzień przed datą usunięcia, a data ta jest widoczna w aplikacji.
- Zakup lub ponowne aktywowanie planu przed tą datą anuluje usunięcie.
- Usunięcie jest całkowite i nieodwracalne. Obejmuje konto i wszystkie należące do niego serwery pocztowe, konfigurację domen, skrzynki, wiadomości, załączniki, filtry, dane dostępowe do aplikacji pocztowych, klucze API, webhooki, powiadomienia, subskrypcje push, udostępnienia, opinie oraz wnioski i oferty dotyczące planu Business (wraz z danymi abonenta).
- Nie są usuwane natychmiast: wpisy w dzienniku audytu bezpieczeństwa, z których przy usunięciu konta usuwa się szczegóły i które są usuwane po 365 dniach – z wyjątkiem wpisu o żądaniu rozpoczęcia świadczenia planu od razu oraz wpisu o żądaniu niezwłocznego zarejestrowania lub odnowienia domeny, przechowywanych w niezmienionej postaci przez 6 lat (zob. tabela powyżej) – zapis potrzebny do przekazania każdej domeny zarejestrowanej na Ciebie w planie Business (wyłącznie domena, Twoje imię i nazwisko oraz adres e-mail, przez maksymalnie 60 dni), zwolniona nazwa z planu Subdomain (zablokowana na 90 dni, bez powiązania z Tobą), dokumentacja płatności i faktury, które Stripe musi przechowywać zgodnie z przepisami podatkowymi i o rachunkowości, a także dane w naszych zaszyfrowanych kopiach zapasowych wykonanych przed usunięciem, które wygasają w ciągu 14 dni i nigdy nie są wykorzystywane do przywrócenia usuniętego konta (zob. „Kopie zapasowe” w tabeli powyżej).
- Po usunięciu konta wysyłamy e-mail z potwierdzeniem.
- Zasada ta nie dotyczy kont administratorów platformy.
Aby zachować kopię swoich danych, w tym wszystkich wiadomości i załączników, przed datą usunięcia skorzystaj z opcji Account & privacy → Export my data (Konto i prywatność → Eksport moich danych).
11. Twoje prawa i sposób ich wykonywania
Na podstawie RODO przysługuje Ci prawo do:
- dostępu do swoich danych osobowych i otrzymania ich kopii (art. 15);
- sprostowania danych nieprawidłowych lub uzupełnienia danych niekompletnych (art. 16);
- usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”, art. 17);
- ograniczenia przetwarzania (art. 18);
- przenoszenia danych – otrzymania przekazanych nam danych w formacie nadającym się do odczytu maszynowego lub przesłania ich innemu dostawcy (art. 20);
- sprzeciwu – w dowolnym momencie, z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją, wobec przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie (art. 21) – wówczas zaprzestaniemy przetwarzania, chyba że wykażemy istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw lub dane są nam potrzebne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;
- cofnięcia zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem;
- interwencji człowieka w przypadku decyzji zautomatyzowanych, wyrażenia własnego stanowiska i zakwestionowania takiej decyzji (art. 22) – zob. pkt 6;
- wniesienia skargi do organu nadzorczego – w Polsce do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (Prezes UODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl – albo do organu nadzorczego w państwie członkowskim UE, w którym masz miejsce zwykłego pobytu, miejsce pracy lub w którym doszło do domniemanego naruszenia.
Narzędzia samoobsługowe
Zalogowani posiadacze kont mogą skorzystać z sekcji Account & privacy (Konto i prywatność):
- Export my data (Eksport moich danych) pobiera jeden plik JSON zawierający rekord Twojego konta, subskrypcje, serwery pocztowe, skrzynki z każdą wiadomością (w tym zawartością plików załączników i notatkami wewnętrznymi), filtry, informacje o danych dostępowych do aplikacji pocztowych i kluczach API, udostępnienia nadane i otrzymane, webhooki (wraz z ich sekretem podpisującym), ustawienia powiadomień i powiadomienia, punkty końcowe subskrypcji push, opinie oraz Twoje wnioski, oferty i zarejestrowane domeny w planie Business (bez naszych notatek wewnętrznych). Ze względów bezpieczeństwa plik nie obejmuje skrótów haseł i kodów odzyskiwania, sekretów uwierzytelniania dwuskładnikowego, skrótów kluczy API i danych dostępowych do aplikacji pocztowych, kluczy prywatnych DKIM, tokenów własności domen, skrótów linków do ofert ani kluczy szyfrujących push. Przechowuj ten plik w bezpiecznym miejscu – zawiera Twoją pocztę i aktywne sekrety webhooków.
- Delete my account (Usuń moje konto) trwale i natychmiast usuwa Twoje konto i wszystkie należące do niego dane – te same, które wymieniono w pkt 10.1. Płatny plan jest najpierw anulowany w Stripe, aby nie pobierano dalszych płatności (Stripe zachowuje historię faktur, zgodnie z wymogami prawa). Poza danymi w naszych zaszyfrowanych kopiach zapasowych, które wygasają w ciągu 14 dni i nigdy nie są wykorzystywane do przywrócenia usuniętego konta, jedynie dziennik audytu bezpieczeństwa zachowuje swoje wpisy – pozbawione szczegółów i usuwane po 365 dniach, z wyjątkiem wpisów o żądaniu rozpoczęcia świadczenia planu lub zarejestrowania domeny od razu, przechowywanych przez 6 lat (zob. pkt 10) – a ponadto przechowujemy zapisy potrzebne do przekazania domen i zwolnioną nazwę z planu Subdomain, opisane w pkt 10.1. Usunięcia nie można cofnąć, dlatego jeżeli chcesz zachować dane, najpierw je wyeksportuj. Na Twoją prośbę przesłaną e-mailem administratorzy mogą przeprowadzić takie samo usunięcie w Twoim imieniu.
Większość danych konta możesz poprawić bezpośrednio w aplikacji. Wszelkie inne żądania kieruj na adres legal@anymail.tech z adresu e-mail Twojego konta (a jeżeli jesteś korespondentem – wskaż, którego adresu i których wiadomości dotyczy żądanie). Możemy poprosić o dodatkowe informacje, jeżeli będą potrzebne do potwierdzenia Twojej tożsamości. Odpowiadamy w terminie miesiąca od otrzymania żądania; w przypadku żądań skomplikowanych lub licznych termin ten może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące, o czym poinformujemy Cię w ciągu pierwszego miesiąca, podając przyczyny opóźnienia (art. 12 ust. 3 RODO). Wykonywanie Twoich praw jest bezpłatne.
12. Pliki cookie i pamięć lokalna
Pliki cookie to niewielkie pliki tekstowe, które strona internetowa zapisuje w Twojej przeglądarce; pamięć lokalna (local storage) to podobna funkcja przeglądarki. Stosujemy wyłącznie pliki cookie i pamięć, które są niezbędne do świadczenia usługi, o którą prosisz, lub do zapamiętania wybranego przez Ciebie ustawienia. Zgodnie z art. 5 ust. 3 dyrektywy o prywatności i łączności elektronicznej oraz art. 399 ustawy z dnia 12 lipca 2024 r. – Prawo komunikacji elektronicznej takie przechowywanie nie wymaga Twojej zgody, a jedynie jasnej informacji, którą zawiera niniejszy punkt. Nie stosujemy żadnych analitycznych, reklamowych, społecznościowych ani innych plików cookie i narzędzi śledzących podmiotów trzecich, a żaden podmiot trzeci nie może zapisywać plików cookie za pośrednictwem naszej strony.
| Nazwa | Cel | Rodzaj | Okres przechowywania |
|---|---|---|---|
anymail_session__<id> | Utrzymuje Twoje zalogowanie. Jeden plik cookie na każde konto zalogowane w tej przeglądarce (maksymalnie 5). HttpOnly – niedostępny dla skryptów. | Plik cookie własny, niezbędny | Do zamknięcia przeglądarki lub wylogowania; zawarty w nim token wygasa po 2 godzinach |
anymail_active_account | Zapamiętuje, które z Twoich zalogowanych kont jest obecnie aktywne. | Plik cookie własny, niezbędny | Do zamknięcia przeglądarki lub wylogowania |
anymail_csrf | Token bezpieczeństwa potwierdzający, że żądania pochodzą z Twojej przeglądarki (ochrona przed atakami typu cross-site request forgery). | Plik cookie własny, niezbędny | Do zamknięcia przeglądarki lub wylogowania |
anymail_local_consent_dismissed | Zapamiętuje, że zapoznałeś się z informacją o plikach cookie jako osoba niezalogowana, aby nie wyświetlać jej ponownie. | Pamięć lokalna, niezbędna | Do wyczyszczenia danych przeglądarki |
anymail-theme | Zapamiętuje wybrany przez Ciebie motyw jasny/ciemny. Biblioteka interfejsu może w tym samym celu zapisywać klucze towarzyszące (mui-color-scheme-light / mui-color-scheme-dark). | Pamięć lokalna, ustawienie wybrane przez Ciebie | Do wyczyszczenia danych przeglądarki |
anymail:sidebar-collapsed, anymail:mail-rail-open, anymail:mail-thread-view | Zapamiętują wybrany układ: zwinięty pasek boczny, otwarty przełącznik skrzynek, widok wątków. | Pamięć lokalna, ustawienie wybrane przez Ciebie | Do wyczyszczenia danych przeglądarki |
anymail.alert-device… | Wyłącznie administratorzy: para kluczy, dzięki której ta przeglądarka odbiera alerty operatora. | Pamięć lokalna, niezbędna dla tej funkcji | Do odłączenia urządzenia lub wyczyszczenia danych przeglądarki |
| Service worker i pamięć podręczna offline | Przechowuje własne pliki programu aplikacji (nigdy Twojej poczty ani danych konta), aby aplikacja szybko się ładowała i działała offline, a także odbiera powiadomienia push, jeżeli je włączyłeś. | Pamięć podręczna (Cache Storage), niezbędna | Do zastąpienia nowszą wersją lub wyczyszczenia danych przeglądarki |
anymail_session__<id>anymail_active_accountanymail_csrfanymail_local_consent_dismissedanymail-themeanymail:sidebar-collapsed, anymail:mail-rail-open, anymail:mail-thread-viewanymail.alert-device…Wartości zapisane w pamięci lokalnej pozostają w Twojej przeglądarce i nie są wysyłane na nasze serwery. Pliki cookie i pamięć lokalną możesz w każdej chwili usunąć w ustawieniach przeglądarki; jeżeli zablokujesz wymienione wyżej pliki cookie, nie będziesz mógł się zalogować. Jeżeli jesteś zalogowany, data zapoznania się z informacją o plikach cookie jest również zapisywana przy Twoim koncie.
13. Treści pobierane z innych serwerów
Niektóre wiadomości HTML zawierają obrazy umieszczone na serwerach nadawcy, a awatar skrzynki może być ustawiony jako link do obrazu. Gdy Twoja przeglądarka wyświetla taką wiadomość lub awatar, pobiera obraz bezpośrednio z tego serwera, który może poznać Twój adres IP, rodzaj przeglądarki i czas pobrania obrazu – a tym samym na przykład to, że otworzyłeś wiadomość. Nie mamy kontroli nad tymi serwerami; zastosowanie mają ich własne polityki prywatności.
14. Bezpieczeństwo
Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka (art. 32 RODO), w tym: szyfrowanie TLS dla strony internetowej i oportunistyczne szyfrowanie TLS przy przesyłaniu poczty; skróty bcrypt haseł, kodów odzyskiwania, kluczy API i danych dostępowych do aplikacji pocztowych; szyfrowanie AES-256-GCM w spoczynku sekretów uwierzytelniania dwuskładnikowego i kluczy prywatnych DKIM; codzienne kopie zapasowe bazy danych szyfrowane algorytmem AES-256 i przechowywane przez 14 dni; opcjonalne uwierzytelnianie dwuskładnikowe; jednorazowe linki o ograniczonym czasie ważności do resetowania hasła i zmiany adresu e-mail, przechowywane wyłącznie jako skróty; wylogowanie innych urządzeń przy zmianie hasła lub adresu e-mail; ochronę przed atakami typu cross-site request forgery i cross-site scripting; ścisłą walidację danych wejściowych i oczyszczanie kodu HTML; ograniczanie liczby żądań, ochronę przed ruchem zautomatyzowanym i pułapkę (honeypot); kontrolę dostępu opartą na rolach z weryfikacją uprawnień przy każdym żądaniu; oraz dziennik audytu dostępu administracyjnego. Żaden system nie jest całkowicie bezpieczny. Jeżeli naruszenie ochrony danych osobowych może powodować ryzyko naruszenia Twoich praw, zgłosimy je organowi nadzorczemu w ciągu 72 godzin, gdy jest to wymagane (art. 33), a jeżeli ryzyko jest wysokie, bez zbędnej zwłoki zawiadomimy Ciebie (art. 34).
Wysyłamy Ci e-mail, gdy Twoje hasło zostanie zmienione lub zresetowane. Gdy zażądasz zmiany adresu e-mail, wysyłamy powiadomienie na Twój obecny adres, a po zakończeniu zmiany – kolejne powiadomienie na Twój poprzedni adres. Te wiadomości są niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa Twojego konta i nie można ich wyłączyć.
15. Dzieci
Serwis jest przeznaczony dla osób pełnoletnich. Aby założyć konto, musisz mieć ukończone 18 lat (zob. Regulamin). Nie przetwarzamy świadomie danych dzieci jako posiadaczy kont. Jeżeli uważasz, że konto założyło dziecko, skontaktuj się z nami pod adresem legal@anymail.tech, a usuniemy je.
16. Zmiany polityki
Możemy aktualizować niniejszą politykę w razie zmian w Serwisie lub w przepisach prawa. Data „Ostatnia aktualizacja” na górze strony wskazuje, kiedy polityka została ostatnio zmieniona. O istotnych zmianach poinformujemy posiadaczy kont e-mailem lub komunikatem w aplikacji przed ich wejściem w życie. Wcześniejsze wersje udostępniamy na żądanie.
17. Kontakt i skargi
W sprawie wszelkich pytań dotyczących niniejszej polityki lub Twoich danych oraz w celu wykonania Twoich praw skontaktuj się z Michałem Płatoszem pod adresem legal@anymail.tech lub listownie pod adresem ul. Pogodna 4C/45, 15-354 Białystok. Możesz także złożyć skargę do polskiego organu nadzorczego (Prezes UODO) lub innego organu nadzorczego w UE, zgodnie z pkt 11.
Niniejsza polityka jest udostępniana w języku polskim i angielskim (English version), a obie wersje mają tę samą treść. Wiążąca jest wersja polska, w szczególności dla konsumentów, których miejscem zwykłego pobytu jest Polska; wersja angielska ma charakter pomocniczy. W razie rozbieżności między wersjami pierwszeństwo ma wersja polska, co nigdy nie ogranicza jednak Twoich praw wynikających z RODO ani innych bezwzględnie obowiązujących przepisów.