Jak przenieść pocztę do nowego dostawcy bez utraty wiadomości

Dlaczego przy przeprowadzce ginie poczta i jak tego uniknąć

Poczta trafia tam, gdzie wskazuje rekord MX domeny. Po jego zmianie inne serwery nie dowiadują się o tym w tej samej chwili: zapamiętują odpowiedzi DNS na tak długo, jak pozwala TTL rekordu, więc serwer, który zapamiętał starą odpowiedź, jeszcze przez jakiś czas doręcza pocztę do poprzedniego dostawcy. Wiadomości giną, gdy stara skrzynka zostanie zamknięta za wcześnie, gdy nikt nie skopiuje archiwum albo gdy nowy dostawca nie był gotowy na przyjmowanie poczty w chwili zmiany MX. Na każdy z tych problemów jest prosty sposób – wszystkie znajdziesz w krokach poniżej.

Krok 1: zrób inwentaryzację

• Wszystkie adresy: skrzynki pracowników, adresy funkcyjne (biuro@, faktury@), aliasy i przekierowania. O aliasach i przekierowaniach łatwo zapomnieć, bo nikt się na nie nie loguje.
• Wszystkich nadawców: usługi, które wysyłają pocztę z Twojej domeny – system do faktur, sklep, CRM, narzędzie do newslettera. One się nie przenoszą, ale rekord SPF musi nadal na nie pozwalać.
• Gdzie zarządzasz DNS – zobacz jak dodać rekordy DNS.
• Jak odczytasz stare skrzynki: potrzebny jest dostęp IMAP do starego dostawcy, który czasem trzeba włączyć, oraz właściwy sposób logowania. Niektórzy dostawcy wymagają hasła aplikacji, inni dopuszczają tylko nowoczesne logowanie (OAuth) – Microsoft 365 nie akceptuje już na przykład uwierzytelniania podstawowego w IMAP, więc potrzebny jest program lub narzędzie obsługujące OAuth.
• Ile jest poczty w każdej skrzynce – od tego zależy, czy wystarczy przeciąganie folderów w programie pocztowym, czy lepiej użyć narzędzia.

Krok 2: wcześniej obniż TTL rekordu MX

TTL (time to live) to czas w sekundach, przez który inne serwery mogą pamiętać rekord DNS. Często wynosi godzinę lub więcej. Co najmniej jeden pełny dotychczasowy TTL przed zmianą – w praktyce dzień lub dwa wcześniej – obniż TTL rekordu MX do krótkiej wartości, np. 300 sekund:

firma.pl.  300  IN  MX  10 mx.stary-dostawca.example.

Wtedy zmiana zadziała w ciągu minut, a nie godzin. Niektóre panele DNS nie pozwalają ustawić TTL albo mają wartość minimalną – wtedy przyjmij, że przełączenie potrwa tyle, ile TTL w panelu. Po przeprowadzce możesz go z powrotem podnieść.

Krok 3: najpierw przygotuj nowego dostawcę

Wszystko oprócz MX można przygotować, gdy poczta nadal płynie do starego dostawcy. Dodaj domenę u nowego dostawcy i opublikuj rekordy, które nie przekierowują poczty:

• Weryfikację własności (zwykle rekord TXT) – nieszkodliwą, bo tylko potwierdza, że kontrolujesz domenę.
• DKIM nowego dostawcy. Ma własną nazwę selektora, więc nie koliduje z kluczem DKIM starego dostawcy – upewnij się tylko, że nazwy selektorów się różnią.
• SPF: na czas przejścia jedyny rekord SPF musi dopuszczać obu dostawców. Dopisz include nowego dostawcy do istniejącego rekordu zamiast tworzyć drugi.
• DMARC: zostaw. Jeśli przy okazji chcesz zaostrzyć politykę, zrób to po przeprowadzce, gdy raporty pokażą, że wszyscy nadawcy przechodzą testy.

firma.pl.  TXT  "v=spf1 include:stary-dostawca.example include:nowy-dostawca.example ~all"

Następnie załóż u nowego dostawcy te same skrzynki, z tymi samymi adresami, i utwórz hasła aplikacji potrzebne do kopiowania.

W AnyMail po pozytywnym sprawdzeniu rekordu TXT potwierdzającego własność możesz zakładać skrzynki i hasła aplikacji oraz kopiować do nich pocztę, choć MX wciąż wskazuje innego dostawcę. Wysyłanie z AnyMail zaczyna działać, gdy przejdą wszystkie testy, łącznie z MX – więc do chwili przełączenia wysyłaj pocztę u starego dostawcy.

Krok 4: skopiuj starą pocztę

Sposób A: przeciąganie w programie pocztowym

Przy kilku skrzynkach to najprostsza metoda. Dodaj oba konta – stare i nowe – przez IMAP do programu pocztowego na komputerze, np. Thunderbirda, Outlooka albo Apple Mail, poczekaj, aż stare konto pobierze foldery, zaznacz wiadomości i skopiuj je (przeciągając z klawiszem kopiowania albo przez „Kopiuj do”) do odpowiedniego folderu nowego konta. Przenoś po jednym folderze i porównaj potem liczbę wiadomości.

Sposób B: imapsync

Przy wielu lub dużych skrzynkach imapsync kopiuje pocztę bezpośrednio z jednego serwera IMAP na drugi, folder po folderze, a uruchomiony ponownie kopiuje tylko to, co doszło. Zacznij od --dry, które pokazuje, co zostałoby zrobione, niczego nie kopiując:

imapsync \
  --host1 imap.stary-dostawca.example \
  --ssl1 \
  --user1 anna@firma.pl \
  --passfile1 stare.txt \
  --host2 imap.nowy-dostawca.example \
  --ssl2 \
  --user2 anna@firma.pl \
  --passfile2 nowe.txt \
  --dry

imapsync to wolne, otwarte oprogramowanie (autor sprzedaje też wsparcie i usługę online). Po zakończeniu usuń pliki z hasłami.

Sposób C: plik eksportu

Część dostawców pozwala wyeksportować całą skrzynkę do pliku mbox (np. Google Takeout). To dobra kopia archiwalna, ale większość dostawców poczty nie zaimportuje jej bezpośrednio: otwierasz ją w programie pocztowym na komputerze (w Thunderbirdzie np. za pomocą dodatku ImportExportTools NG) i kopiujesz na nowe konto przez IMAP jak w sposobie A.

Kopiowanie do AnyMail

AnyMail przyjmuje kopiowaną pocztę przez IMAP. Kilka zasad warto znać przed rozpoczęciem:

• Pocztę można kopiować do folderów Odebrane (INBOX), Wysłane (Sent), Szkice (Drafts) oraz do własnych folderów, także zagnieżdżonych, np. Klienci/Acme. imapsync sam tworzy potrzebne foldery; foldery, które u starego dostawcy odpowiadają Odebranym, Wysłanym czy Szkicom pod inną nazwą, zmapuj opcją --f1f2 albo --automap. Kosz i Spam nie przyjmują wiadomości – pomiń je. Nazwy folderów nie mogą zawierać znaków „/”, „*” ani „%”, a foldery najwyższego poziomu nie mogą nosić nazwy folderu wbudowanego (Inbox, Sent, Drafts, Trash, Junk, Spam).
• Skopiowane wiadomości zachowują pierwotną datę i nie są ponownie wysyłane ani przepuszczane przez reguły filtrowania.
• Zaimportowana poczta, razem z załącznikami, liczy się do miejsca w Twoim planie (5 GB w planach Starter i Subdomain, 25 GB w Pro i Business) i jest przechowywana tak długo, jak trzymasz wiadomość. Najpierw sprawdź rozmiar starej skrzynki: jeśli jest większy niż Twój limit, skopiuj tylko to, czego potrzebujesz, a resztę zachowaj w archiwum – dobrze sprawdzi się eksport ze sposobu C. Po zapełnieniu miejsca kolejne wiadomości są odrzucane.
• AnyMail przechowuje wiadomości w postaci przetworzonej, więc część oryginalnych nagłówków (np. Received czy Reply-To) nie jest odtwarzana przy ponownym odczycie.

Krok 5: zmień rekord MX

1. Zastąp rekordy MX starego dostawcy rekordami nowego. Usuń wszystkie stare rekordy MX – nie zostawiaj żadnego „na wszelki wypadek” z niższym priorytetem.
2. Odczekaj ustawiony TTL i wyślij wiadomości testowe z zewnętrznego konta (np. z Gmaila) na kilka adresów.
3. Sprawdź stronę stanu DNS u nowego dostawcy albo całą domenę za pomocą narzędzia do sprawdzania domeny.
4. Przestaw programy pocztowe na komputerach i telefonach na nowy serwer – albo, porządniej, usuń stare konto i dodaj nowe.

Krok 6: zostaw stare konto na jakiś czas

Nie wypowiadaj starej usługi w dniu przełączenia. Przez tydzień lub dwa zaglądaj do starych skrzynek po wiadomości, które nadal tam trafiają (z serwerów z nieaktualną pamięcią DNS albo przez przekierowanie, które gdzieś wskazuje starego dostawcę). Potem zrób ostatnią synchronizację – w imapsync to samo polecenie skopiuje tylko brakujące wiadomości – i dopiero wtedy zamknij stare konto.

Krok 7: uporządkuj DNS

• SPF: usuń include starego dostawcy, gdy przestaniesz przez niego wysyłać (zobacz SPF – przy mniejszej liczbie include łatwiej zmieścić się w limicie 10 zapytań).
• DKIM: usuń rekord DKIM starego dostawcy kilka dni po wysłaniu przez niego ostatniej wiadomości, żeby dało się jeszcze zweryfikować pocztę w drodze.
• DMARC: przez kilka tygodni czytaj raporty; każde prawidłowe źródło powinno teraz przechodzić przez nowego dostawcę – zobacz DMARC.
• TTL: przywróć zwykłą wartość TTL rekordu MX.

Lista kontrolna przeprowadzki

1. Spisz wszystkie adresy, aliasy, przekierowania i usługi wysyłające pocztę z domeny.
2. Potwierdź dostęp IMAP do starego dostawcy i wymagany sposób logowania.
3. Obniż TTL rekordu MX co najmniej dzień przed zmianą.
4. Dodaj domenę u nowego dostawcy: weryfikacja, DKIM, jeden rekord SPF dla obu dostawców, DMARC.
5. Załóż skrzynki i hasła aplikacji u nowego dostawcy.
6. Skopiuj starą pocztę (program pocztowy, imapsync lub eksport) i porównaj liczbę wiadomości w folderach.
7. Zmień MX, usuwając wszystkie stare rekordy MX; przetestuj z zewnętrznego konta.
8. Przestaw programy pocztowe na wszystkich urządzeniach na nowe konto.
9. Zostaw stare konto na tydzień lub dwa, potem zrób ostatnią synchronizację.
10. Uporządkuj SPF i DKIM, sprawdź raporty DMARC, podnieś TTL i wypowiedz starą usługę.